Trucs et astuces pour OpenOffice.org
mise à jour le 01-01-05
J'ai rédigé quelques astuces sans prétentions sur cette page mais vous trouverez une abondante documentation sur le site français d'OpenOffice.
Sélectionner un extrait de texte ou plusieurs cellules sur plusieurs pages
Quand vous essayez de sélectionner un extrait de texte ou plusieurs cellules d'un tableur sur plusieurs pages, vous pouvez remarquer à quel point il est difficile de s'arrêter au bon endroit. Or, il existe une fonction dans ces logiciels qui permet de réaliser cette opération facilement. Voici comment procéder :

Cliquez à l'origine de votre sélection
Dans la barre présente au bas du logiciel, cliquez sur la case STD pour la modifier et obtenir EXT comme dans l'image animée ci-dessous :

Cliquez à la fin de votre sélection
Dans la barre, remplacez EXT par STD
Effectuez l'opération souhaitée sur votre sélection
Créer une macro pour OpenOffice et StarOffice

MacroOOo.pdf est un document qui explique la démarche à utiliser pour créer une macro avec l'enregistreur de macros d'OpenOffice. Cette démarche peut être facilement adaptée à des logiciels de bureautique d'autres éditeurs (Microsoft, Lotus, etc.). Ce document n'est pas illustré par un exemple mais vous pouvez vous inspirer de l'astuce ci-dessous qui a elle été rédigée pour StarOffice.

Si par exemple dans un tableur vous devez répéter à l'identique une série d'opérations, alors il est utile de créer une macro.
Imaginons que vous ayez à trier une série de cellulles dans l'ordre alphabétique. Voici comment créer la macro qui automatisera désormais les opérations nécessaires pour ce tableur.
1. Sélectionnez le menu Outils > Macro... voir
2. Dans la boîte de dialogue qui apparaît, sélectionner dans l'arborescence à droite de la fenêtre l'option correspondant au nom de votre classeur (ici Sans nom 1) et la macro standard pour laquelle vous devez définir un nom dans la fenêtre de gauche (ici NomDeLaMacro).
3. Cliquez sur le bouton Enregistrer. voir
Une fenêtre minuscule apparaît dans le coin supérieur gauche de votre écran. voir
4. Effectuez les opérations nécessaires au tri des cellules :
Sélectionnez les cellules à trier. voir
Sélectionnez le menu Données > Trier... voir
Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, sélectionnez l'onglet Options et cochez celles qui vous sont nécessaires. voir
Sélectionnez l'onglet Critères de tri et choisissez ceux-ci en fonction de vos besoins. voir
Cliquez sur OK : le tri s'effectue.
5. Cliquez sur le bouton de la petite fenêtre pour arrêter l'enregistrement. Les opérations sont enregistrées.
6. À la prochaine utilisation du tableur, sélectionner le menu Outils > Macro... voir
7. Dans la boîte de dialogue qui apparaît, sélectionnez votre macro (elle apparaît sous le nom que vous lui avez attribué). voir
8. Cliquez sur le bouton Exécuter et le tri s'effectuera automatiquement.

Utiliser des formules de calcul dans un tableur
Vous utilsez votre tableur pour taper la liste des commissions et vous aimeriez savoir comment lui apprendre à calculer ? Je vous propose un exemple qui consiste à élaborer un classeur qui automatisera les calculs relatifs à votre commande de fournitures.
Tout d'abord, je vous conseille de préparer l'aspect du tableur (couleur des cellules, disposition de celles-ci, etc.) qui permettra de travailler sur 50 articles :

Observez la cellulle E6 : son contenu, qui doit se calculer automatiquement, est égal au produit de la cellule C6 par la cellule D6. Saisissez donc en E6 la formule suivante =C6*D6 et le tour est joué.

Faut-il s'astreindre à taper la formule correspondante de la cellule E7 à E56 ? Non. Sélectionnez la cellule E6, positionnez le curseur dans le coin inférieur gauche de cette cellule, cliquez avec le bouton gauche de la souris et, sans relâcher le bouton, glissez jusqu'à la dernière cellule : la formule se recopie et se modifie automatiquement dans toutes les cellules.

La cellule E4 doit contenir le total de votre commande. Saisissez-y la formule =SOMME(E7:E56) qui consiste, vous l'avez deviné, à calculer la somme des contenus des cellules E7 à E56.

Il ne reste qu'à renseigner la case correspondant à la somme restante (cellule D4). Ce reste est égal au nombre d'élèves (cellule D2) multiplié par la somme par élève (cellule E2) moins le total de la commande (cellule E4). La formule est donc la suivante : =D2*E2-E4.
Voilà, à vous de jouer (désolé, vous l'utiliserez encore pour taper la liste des courses...).

Suggestions d'activités : J'ai créé un classeur de ce type mais avec des fonctionnalités supplémentaires. Vous pouvez étudier les formules que j'utilise dans ce tableur disponible ici.
Vous pouvez aussi créer vous même un classeur vous permettant de gérer votre budget mensuel.
Modifier l'orientation de vos données dans le tableur
Vous disposez de données présentées en lignes et vous souhaitez les mettre en colonnes de manière simple. L'opération est très facile : il suffit de copier les données dans le presse-papiers, de sélectionner la cellule à partir de laquelle vous voulez coller vos données puis d'effectuer un collage spécial (Édition > Collage spécial....) en cochant la case Transposer dans la fenêtre qui apparaît.
Fusionner des cellules
Pour placer un titre parfaitement centré au dessus d'un tableau, il est préférable de sélectionner, dans une des lignes placées au-dessus du tableau, les cellules couvrant la largeur de ce tableau et de les fusionner de la manière suivante : Format > Fusionner des cellules > Définir. Il ne vous reste plus qu'à saisir votre titre et de le centrer dans cette nouvelle cellule.